REVELANDO LOS SECRETOS DE EVENTOS EXTRAORDINARIOS: PERSPECTIVAS DE 1000 PARTICIPACIONES EN 27 PAÍSES.
Me desperté esta mañana reflexionando sobre mi trayectoria como orador principal y lo que he aprendido en estos 15 años. Me di cuenta de que, como alguien que ha tenido la suerte de hablar en más de mil eventos en 27 países diferentes, he visto mucho y quería compartir mis pensamientos sobre lo que diferencia un evento ordinario de uno extraordinario. En el universo de los eventos corporativos, la línea entre una reunión olvidable y una experiencia extraordinaria reside en la elaboración meticulosa de cada detalle.
Hay 6 palancas de excelencia que me gustaría compartir en este documento:
1. Comprender la esencia
El corazón de un evento corporativo verdaderamente extraordinario late con una esencia única, una mezcla de propósito y toque personal que lo hace inolvidable. No se trata solo de mostrar un producto o alcanzar objetivos comerciales; se trata de comprender por qué todos están allí y hacerlo significativo para cada persona. Ya sea una celebración, una oportunidad de aprendizaje o una oportunidad para conectarse, capturar esa esencia e integrarla en cada aspecto del evento [flujo, contenido, entretenimiento, comida, experiencias, diseño, distribución, tecnología, etc.] crea un ambiente que se queda con la gente mucho después de que termina.
Mis amigos de Nowhere en Londres, realmente encontraron una manera de hacer las preguntas correctas para definir muy claramente el propósito y la esencia de los eventos que ayudan a crear. Sus eventos están verdaderamente bien pensados y ejecutados a la perfección. Consulte su enfoque aquí.
2. El poder del compromiso
La verdadera magia de un evento se despliega cuando los asistentes no son meros espectadores, sino participantes activos. Las sesiones interactivas, las actividades atractivas y los debates que invitan a la reflexión crean una experiencia inmersiva que deja un impacto duradero. La participación, una parte crucial de la planificación de eventos, a menudo no da en el blanco, especialmente a medida que los eventos crecen en tamaño, los talentos y las experiencias de los asistentes se pasan por alto o se infrautilizan. Muchas veces he estado allí hablando a un grupo, y he pensado: cuánto valor y compromiso se podría crear si hubiera un espacio para que todas estas personas compartieran sus experiencias e intercambiaran ideas.
Crear espacios donde todos se sientan capacitados para compartir sus conocimientos y experiencia es esencial. Ya sea dando una plataforma a diversas voces en el escenario principal o en una plataforma junto al fuego, o fomentando sesiones interactivas, hacer que todos se sientan valorados mejora la experiencia general del evento. Este aspecto tiene un inmenso potencial de mejora, prometiendo intercambios más ricos y un ambiente más inclusivo.
El trabajo realizado por Chris Mix y todo su equipo en Ashfield Event Experiences para la Convención Genmab en Madrid en 2021 fue sobresaliente.
3. Adaptabilidad y resiliencia
En un panorama dinámico, la adaptabilidad es clave. La flexibilidad para adaptarse a circunstancias imprevistas, aceptar el cambio y ajustar rápidamente el rumbo cuando sea necesario garantiza que un evento se mantenga encaminado a pesar de los desafíos.
Una vez se suponía que debía dar el discurso de apertura y recibí una llamada a las 7:00 AM diciéndome que el proveedor del piano no llegó. Fue confirmado por el planificador de la reunión, pero simplemente no apareció. Corrí al lugar y acepté ser reprogramado como el discurso de cierre, ya que le dije al cliente: Solo concéntrese en su evento, yo encontraré otro piano. A media mañana ya habíamos conseguido otro proveedor, durante el almuerzo el piano fue llevado al escenario y pude dar mi discurso en perfecto flujo.
La resiliencia frente a los contratiempos y las sorpresas inesperadas garantiza que el evento conserve su flujo, esencia y propósito.
4. Creación de experiencias memorables [Cada evento es un espectáculo]
Un evento extraordinario va más allá de los límites del lugar, el contenido y la duración. Se trata de crear momentos que perduren en la memoria de los asistentes mucho después de que concluya el evento. Incorporar elementos sorpresa, charlas inspiradoras o experiencias únicas son herramientas obvias para lograrlo. Pero la creación de experiencias memorables también implica preparar el escenario para la inmersión sensorial.
Ya sea una reunión pequeña e íntima o una conferencia o convención a gran escala, la configuración de audio, video e iluminación juega un papel fundamental en la mejora de la experiencia. En entornos más pequeños, la atención se centra en crear una atmósfera íntima y personal, donde cada detalle, desde la iluminación acogedora hasta el audio nítido, realza la sensación de conexión. Alternativamente, los eventos más grandes se transforman en festivales, donde los equipos audiovisuales de última generación, las luces con calidad de concierto y los efectos amplifican el ambiente, envolviendo a los asistentes en un espectáculo sensorial inolvidable.
Mis amigos del Nordic Business Forum y del Oslo Business Forum son insuperables en este espacio.
5. Ejecución impecable
Detrás de cada evento exitoso se encuentra una planificación meticulosa y una ejecución impecable. Dicen que el diablo está en los detalles, y no podría ser más cierto para los eventos corporativos. Desde la logística y los tiempos hasta los aspectos tecnológicos y la entrega del contenido, una ejecución perfecta prepara el escenario para una experiencia inolvidable.
A menudo, cuando llego a los compromisos para dar discursos, he experimentado momentos de desorientación. Sin embargo, ha habido ocasiones en las que contar con alguien que me guíe y facilite las presentaciones a personas clave mejora significativamente la calidad de mi discurso. A través de estas experiencias, me he dado cuenta del inmenso valor de los eventos con buen personal, donde se designan roles y responsabilidades distintos a equipos e individuos. Tales eventos destacan en contraste con aquellos gestionados por pequeños equipos que intentan manejar todo solos. Hay un límite en la cantidad de cosas que se pueden gestionar eficazmente a la vez. El papel que desempeñan los agentes de oradores en este proceso es realmente valioso. Lo que hacen al ayudar a los oradores a comprender todo el contexto y tener los puntos de contacto correctos antes, durante y después del evento, realmente marca una gran diferencia. Un enorme agradecimiento a todos los agentes que lean esto.
Hablar para WOBI y sus diferentes eventos en Milán, Nueva York, Sídney, Ciudad de México y Madrid me demostró la importancia de una ejecución impecable y una puntualidad absoluta. Siempre se empieza a tiempo.
6. Mejora continua
La reflexión y el aprendizaje derivados de cada evento son la piedra angular para ofrecer experiencias excepcionales de manera consistente. Los mecanismos de retroalimentación, el análisis posterior al evento y el compromiso con la mejora continua allanan el camino para perfeccionar los eventos futuros, alineándolos más estrechamente con las necesidades y expectativas de los asistentes.
Creo que también hay mucho margen de mejora en esto. Últimamente, estoy tratando de tener breves llamadas de información después de los eventos, y el valor tanto para el cliente como para mí como orador es enorme. Animo a todos los organizadores de eventos a comprometerse a tener llamadas posteriores al evento con el cliente y el orador; no solo surgen grandes ideas sobre cómo implementar y dar continuidad a las ideas compartidas, sino que surgen nuevas oportunidades de colaboración.
Este consejo, de mis amigos de Impact Eleven ha sido verdaderamente maravilloso.
En esencia, estas ideas, extraídas de diversas experiencias a lo largo de los años, subrayan la receta para crear eventos extraordinarios. La combinación reflexiva de propósito, participación, adaptabilidad, experiencias memorables, ejecución impecable y mejora continua da forma a eventos que trascienden lo ordinario y se vuelven extraordinarios, dejando un impacto duradero en todos los involucrados.