DESVELANDO LOS SECRETOS DE ACONTECIMIENTOS EXTRAORDINARIOS: 1.000 INTERVENCIONES EN 27 PAÍSES.
Esta mañana me he levantado reflexionando sobre mi trayectoria como orador principal y lo que he aprendido en estos 15 años. Me di cuenta de que, como alguien que ha tenido la suerte de intervenir en más de mil eventos en 27 países, he visto muchas cosas, y quería compartir mis reflexiones sobre lo que diferencia un evento ordinario de uno extraordinario. En el universo de los eventos corporativos, la línea que separa una reunión olvidable de una experiencia extraordinaria reside en la meticulosa elaboración de cada detalle.
Hay 6 palancas de excelencia que me gustaría compartir en este documento:
1. Comprender la esencia
El corazón de un evento corporativo verdaderamente extraordinario late con una esencia única, una mezcla de propósito y toque personal que lo hace inolvidable. No se trata sólo de exhibir un producto o de alcanzar los objetivos empresariales; se trata de entender por qué todo el mundo está allí y hacer que tenga sentido para cada persona. Tanto si se trata de una celebración como de una oportunidad de aprender o de conectar, captar esa esencia e incorporarla a todos los aspectos del evento (flujo, contenido, entretenimiento, comida, experiencias, diseño, disposición, tecnología, etc.) crea un ambiente que se queda grabado en la memoria de la gente mucho después de que haya terminado.
Mis amigos de Nowhere in London han encontrado la manera de hacer las preguntas adecuadas para definir con claridad el propósito y la esencia de los eventos que ayudan a crear. Sus eventos están realmente bien pensados y ejecutados a la perfección. Echa un vistazo a su enfoque aquí.
2. El poder del compromiso
La verdadera magia de un evento se despliega cuando los asistentes no son meros espectadores, sino participantes activos. Las sesiones interactivas, las actividades atractivas y los debates que invitan a la reflexión crean una experiencia envolvente que deja un impacto duradero. La participación, una parte crucial de la planificación de un evento, a menudo no da en el blanco, especialmente a medida que los eventos crecen en tamaño, los talentos y experiencias de los asistentes se pasan por alto o se infrautilizan. Muchas veces he estado hablando a un grupo y he pensado: cuánto valor y compromiso se podría crear si hubiera un espacio para que todas estas personas compartieran sus experiencias e intercambiaran ideas.
Es esencial crear espacios en los que todos puedan compartir sus conocimientos y experiencia. Tanto si se trata de dar voz a diversas voces en el escenario principal o en una tribuna como de fomentar sesiones interactivas, hacer que todos se sientan valorados mejora la experiencia global del evento. Este aspecto encierra un inmenso potencial de mejora, que promete intercambios más enriquecedores y un ambiente más integrador.
El trabajo realizado por Chris Mix y todo su equipo de Ashfield Event Experiences para la Convención de Genmab en Madrid en 2021 fue excepcional.
3. Adaptabilidad y resistencia
En un entorno dinámico, la adaptabilidad es clave. La flexibilidad para adaptarse a circunstancias imprevistas, aceptar el cambio y ajustar rápidamente el rumbo cuando sea necesario garantiza que un evento se mantenga en marcha a pesar de los desafíos.
Una vez tenía que dar el discurso de apertura y recibí una llamada a las 7 de la mañana para decirme que el vendedor de pianos no había llegado. Estaba confirmado por el organizador de la reunión, pero no apareció. Corrí al lugar de la reunión y acepté que me cambiaran la fecha para dar el discurso de clausura, como le dije al cliente: Concéntrese en su evento, yo encontraré otro piano". A media mañana ya habíamos contratado a otro proveedor, y durante el almuerzo trajeron el piano al escenario y pude pronunciar mi discurso de clausura con total fluidez.
La capacidad de recuperación frente a contratiempos y sorpresas inesperadas garantiza que el acontecimiento mantenga su fluidez, esencia y finalidad.
4. Crear experiencias memorables [Todo evento es un espectáculo].
Un evento extraordinario va más allá de los límites del lugar, el contenido y la duración. Se trata de crear momentos que perduren en la memoria de los asistentes mucho después de que concluya el acto. Incorporar elementos sorpresa, charlas inspiradoras o experiencias únicas son herramientas obvias para lograrlo. Pero crear experiencias memorables también implica preparar el escenario para la inmersión sensorial.
Tanto si se trata de una reunión pequeña e íntima como de una conferencia o convención a gran escala, la configuración de audio, vídeo e iluminación desempeña un papel fundamental a la hora de elevar la experiencia. En los entornos más pequeños, la atención se centra en crear una atmósfera íntima y personal, donde cada detalle, desde una iluminación acogedora hasta un audio nítido, realza la sensación de conexión. Por otra parte, los eventos más grandes se transforman en festivales, en los que equipos audiovisuales de última generación, luces de concierto y efectos amplifican el ambiente, envolviendo a los asistentes en un espectáculo sensorial inolvidable.
Mis amigos del Nordic Business Forum y del Oslo Business Forum no tienen rival en este ámbito.
5. Ejecución sin fisuras
Detrás de todo evento de éxito hay una planificación meticulosa y una ejecución impecable. Dicen que el diablo está en los detalles, y no podría ser más cierto en el caso de los eventos corporativos. Desde la logística y el calendario hasta los aspectos tecnológicos y la entrega de contenidos, una ejecución perfecta prepara el terreno para una experiencia inolvidable.
A menudo, cuando llego a una conferencia, me siento desorientado. Sin embargo, ha habido ocasiones en las que tener a alguien que me guíe y facilite las presentaciones a personas clave mejora significativamente la calidad de mi discurso. A través de estas experiencias, me he dado cuenta del inmenso valor que tienen los eventos bien dotados de personal, en los que se asignan funciones y responsabilidades distintas a equipos y personas. Este tipo de actos contrasta con los gestionados por pequeños equipos que intentan encargarse de todo por sí solos. Hay un límite a la cantidad de cosas que se pueden gestionar eficazmente a la vez. El papel que desempeñan los agentes de conferenciantes en este proceso es realmente valioso. Lo que hacen ayudando a los ponentes a entender todo el contexto y teniendo los puntos de contacto adecuados antes, durante y después del evento, realmente marca una gran diferencia. Un enorme grito de gratitud a todos los agentes que lean esto.
Hablar para WOBI y sus distintos eventos en Milán, Nueva York, Sydney, Ciudad de México y Madrid me enseñó la importancia de una ejecución sin fisuras y una puntualidad absoluta. Siempre se empieza a tiempo.
6. 6. Mejora continua
La reflexión y el aprendizaje de cada evento constituyen la piedra angular para ofrecer experiencias excepcionales de forma constante. Los mecanismos de retroalimentación, el análisis posterior al acto y el compromiso de mejora continua allanan el camino para perfeccionar futuros actos y adaptarlos mejor a las necesidades y expectativas de los asistentes.
Últimamente estoy intentando mantener breves llamadas de información después de los eventos, y el valor tanto para el cliente como para mí como ponente es enorme. Animo a todos los organizadores de eventos a que se comprometan a mantener conversaciones posteriores con el cliente y el ponente; no sólo surgen grandes ideas sobre cómo aplicar y dar continuidad a los conocimientos compartidos, sino que también surgen nuevas oportunidades de colaboración.
Este consejo de mis amigos de Impact Eleven ha sido realmente maravilloso.
En esencia, estas ideas, extraídas de diversas experiencias a lo largo de los años, subrayan la receta para crear eventos extraordinarios. La sabia combinación de propósito, compromiso, adaptabilidad, experiencias memorables, ejecución sin fisuras y mejora continua da forma a eventos que trascienden lo ordinario y se convierten en extraordinarios, dejando un impacto duradero en todos los implicados.