FAQ PARA PLANIFICADORES DE EVENTOS CORPORATIVOS

De vez en cuando, una gran obra escrita se cruza en mi camino. Es exactamente lo que he estado esperando leer durante mucho tiempo. A veces es inspirador, a veces es ficción y a veces es informativo.

He estado activo en la industria de las conferencias durante 10 años y nunca había encontrado una descripción clara de cómo funciona la industria y cómo interactúan sus actores. Tony D’Amelio, un líder en la industria, fundador y CEO de D’amelio Network, tiene un fantástico blog donde comparte ideas y reflexiones relevantes para los planificadores de reuniones, agencias, gerentes y, por supuesto, oradores. En esta entrada, Tony describe en detalle y con excepcional claridad los actores y la dinámica de esta fascinante industria.

Muy generosamente, me permitió citar su artículo en mi blog.

¡Disfrute!

Como bien puede atestiguar cualquiera que haya contratado oradores para eventos, la industria de las conferencias puede ser un espacio muy confuso para el ajeno. Los que estamos dentro estamos acostumbrados, pero si solo se adentra en este mundo unas pocas veces al año, entender cómo funcionan las cosas puede ser una perspectiva desalentadora.

Como alguien que ha estado involucrado en reunir talento y audiencias durante toda mi carrera, pensé en ofrecer algunas ideas esenciales que serían útiles para los planificadores de eventos corporativos – tanto novatos como veteranos.

Pero primero, una advertencia: habiendo pasado 42 años en el mundo de los agentes, 27 de ellos con Washington Speakers Bureau, ya no ocupo ese puesto. No hace falta decir que, en ese tiempo, he acumulado una buena cantidad de experiencia al ver los cambios que ha experimentado la industria. Mi nuevo papel es como gerente de nueve oradores que atraen al público empresarial. Mi empresa trabaja con toda la gama de recursos que describo aquí: agencias, intermediarios y otras empresas de recursos de planificación de eventos que atienden a los compradores de oradores. No tengo nada que ganar aquí; la única intención es arrojar algo de luz sobre lo que los planificadores de eventos corporativos me dijeron que era confuso sobre la industria de los oradores durante mis días como agente.

RECURSOS PARA ORADORES

EMPIEZA POR EL PRINCIPIO – ¿QUÉ ES UNA AGENCIA DE ORADORES?

Empecemos por lo básico. La mayoría de los organizadores de eventos contratan a sus principales oradores externos a través de una agencia o intermediario. Fundamentalmente, esa entidad es responsable de documentar los detalles con un contrato y asegurarse de que el orador tenga lo que necesita (en cuanto a requisitos técnicos, información general, etc.) para hacer un buen trabajo en el evento. Para los oradores de mayor renombre, las responsabilidades se vuelven más complejas. Los honorarios de la agencia o intermediario están incluidos en los honorarios del orador que usted paga.

Algunas agencias solo trabajan con oradores a los que representan de forma exclusiva. Otras agencias trabajan con oradores sin exclusividad. Luego, hay agencias que son híbridas: manejan tanto oradores exclusivos como no exclusivos.

¿ES UNA OPCIÓN MEJOR QUE LAS DEMÁS?

Bueno, cuando se trabaja con el representante exclusivo, se está trabajando con personas que posiblemente conocen al orador mejor que nadie. Así que, sin duda, eso es una ventaja. Un abogado del diablo diría que la contrapartida es una posible falta de elección; que las agencias exclusivas no son capaces de satisfacer plenamente las necesidades de los organizadores de eventos.

Las agencias que representan un modelo totalmente no exclusivo o un modelo híbrido de oradores exclusivos y no exclusivos se presentan como que ofrecen más opciones. Y en el caso de las operaciones totalmente no exclusivas, sugieren que son más objetivas en términos de sus recomendaciones; lo que implica que consideran las necesidades del comprador de oradores por encima de todo y no tienen que preocuparse por recomendar primero a los exclusivos para mantenerlos ocupados.

¿ES MEJOR QUE INTENTE ENCONTRAR ORADORES POR MI CUENTA?

Ciertamente, es posible dedicar tiempo a investigar a conferencistas no exclusivos y reservarlos directamente por su cuenta. Sin embargo, la mayoría de la gente está demasiado ocupada para eso. Y la gente quiere la garantía y la seguridad de contar con una organización que los respalde. En caso de que ocurra algo con el viaje, la enfermedad del conferencista, etc., es reconfortante tener un profesional listo para entrar en acción en su nombre. En casi todos los casos, no le costará más.

Así que, como puede ver, esta decisión es realmente una cuestión de elección.

¿QUÉ OTROS RECURSOS PARA ORADORES HAY DISPONIBLES?

Las empresas de relaciones públicas, las agencias de publicidad, las empresas de planificación de eventos, las empresas de producción de eventos y otros también pueden actuar como recursos para los oradores, aunque la mayoría de las veces obtendrán oradores de agencias, oficinas y corredores. Estos grupos pueden ser compensados por sus servicios de diversas maneras, que he descrito a continuación.

COMPRENSIÓN DE LA EXCLUSIVIDAD

¿QUÉ SIGNIFICA EXCLUSIVIDAD?

Muchos oradores se alinean con una sola agencia para su representación porque les facilita la vida. Esa agencia se convierte en el conducto para toda la actividad oratoria. Por lo general (pero no siempre), la agencia exclusiva es también la única que puede anunciar al orador y tenerlo en su sitio web.

¿SOLO SE PUEDE RESERVAR UN CONFERENCISTA EXCLUSIVO A TRAVÉS DE SU AGENCIA EXCLUSIVA?

Aunque la agencia exclusiva podría ser la única con permiso para promocionar al conferencista exclusivo, casi siempre trabajarán en colaboración con empresas de producción de eventos, empresas de relaciones públicas, agencias de publicidad, etc., para satisfacer las necesidades de los conferencistas de sus clientes de planificación de eventos. En muchos casos (pero no en todos), las agencias con conferencistas exclusivos también cooperarán con otras agencias e intermediarios para reservar eventos; una acción que se denomina corretaje conjunto.

¿CÓMO FUNCIONA ESO, FINANCIERAMENTE?

Cuando una agencia exclusiva comparte su orador exclusivo con otra agencia o intermediario, a veces la comisión se divide, lo que no genera costos adicionales para la organización patrocinadora. En algunos casos, la agencia exclusiva no dividirá la comisión y la agencia/intermediario de corretaje conjunto debe agregar una tarifa adicional para cubrir sus esfuerzos de coordinación.

La situación financiera varía cuando otros recursos de terceros trabajan con la agencia de conferencistas exclusiva. La forma en que se compensa a estos grupos por sus servicios puede variar: pueden hacerlo como parte de su alcance de servicios bajo su contrato general para el evento; pueden recibir una parte de la comisión de la agencia o pueden agregar una tarifa de coordinación además de la tarifa del conferencista. En términos generales, estos recursos son transparentes sobre los medios de compensación.

CONFERENCISTAS NO EXCLUSIVOS

¿POR QUÉ ALGUNOS ORADORES APARECEN EN MÁS DE UN SITIO WEB? 

Existe todo un mundo de oradores que no son exclusivos de ninguna agencia. En aras de un mejor término, trabajan por cuenta propia y colaboran con muchas agencias, intermediarios y otros recursos. Algunos de estos oradores tienen una tarifa bruta fija y pagan una comisión a la entidad de contratación. Algunas entidades que trabajan con clientes con una tarifa de consultoría fija no aceptan la comisión. Otros oradores trabajan con una tarifa neta, lo que significa que la entidad de contratación añadiría su tarifa de servicio por encima para coordinar todos los detalles.

¿LAS TARIFAS SERÁN LAS MISMAS PARA LOS ORADORES QUE APARECEN EN MÁS DE UN SITIO WEB?

La mayoría de las veces, pero no al 100%. Muchos oradores no exclusivos dictan cuál será la tarifa para que sea consistente en todas las agencias y fuentes. Pero hay algunos oradores que trabajan sobre una base de tarifa neta, y para ellos, la agencia agregaría su tarifa de coordinación además de eso.

Los intermediarios que no gestionan ninguna exclusiva se presentan como imparciales y totalmente centrados en el cliente. Dicen que no tienen ningún interés en mantener ocupado a este o aquel orador, sino que operan puramente en función de lo que es mejor para el evento.

Algunos SOLO manejan oradores exclusivos

Algunos solo exclusivos Y no exclusivos

Si bien las agencias con muchas exclusivas ciertamente tienen la obligación de mantener ocupados a sus clientes oradores, es innegable que la única forma de construir un negocio es asegurarse de que se sirvan los mejores intereses del cliente. Entonces, si bien podrían recomendar sus exclusivas primero, no se centran en ellas exclusivamente (sin juego de palabras).

¿QUÉ SON LOS AGENTES DE ORADORES?

Los managers de oradores, como mi empresa D’Amelio Network, generalmente manejan muchos menos oradores que las agencias y los brokers, podría ser entre uno y 20. El enfoque de un manager es ser un defensor del talento que manejan. En ese sentido, son como una agencia exclusiva. El trabajo del manager es conocer al orador realmente a fondo y promocionarlo lo más ampliamente posible en el mercado. Muy a menudo, el manager trabaja en estrecha colaboración y se asocia con agencias, brokers y otros recursos para llevar a los oradores que manejan a la audiencia más amplia posible. Los oradores con management también suelen aparecer en los sitios web de muchas agencias y brokers diferentes. Los managers trabajan para mantener la integridad de las tarifas, por lo que la tarifa de los oradores gestionados será casi con toda seguridad (pero no al 100%) uniforme, sin importar a dónde vaya.

¿QUÉ RECURSO PARA ORADORES ES EL MEJOR PARA MÍ?

Esa es la pregunta más fácil de responder. Al igual que al tomar cualquier otra decisión de compra en la vida, trabaje con el recurso en el que más confíe; aquel con el que se sienta más cómodo. Descubrirá que la experiencia puede variar de un recurso a otro; en última instancia, desea trabajar con alguien que lo entienda a usted, a su audiencia, sus objetivos para la reunión, etc. Encontrar a alguien con esas cualidades es un socio invaluable para el éxito de su evento.