FAQ PARA PLANIFICADORES DE EVENTOS CORPORATIVOS

De vez en cuando, un gran escrito se cruza en mis ojos. Es exactamente lo que he estado esperando leer durante mucho tiempo. A veces es inspirador, a veces es ficción y a veces es informativo.

Llevo 10 años trabajando en el sector de las conferencias y nunca había encontrado una descripción clara de cómo funciona el sector y cómo interactúan sus actores. Tony D'Amelio, líder del sector, fundador y director general de D'amelio Network, tiene un fantástico blog en el que comparte ideas y reflexiones relevantes para planificadores de reuniones, agencias, gestores y, por supuesto, ponentes. En esta entrada, Tony describe con detalle y con una claridad excepcional los actores y la dinámica de esta fascinante industria.

Muy generosamente, me permitió citar su artículo en mi blog.

Que lo disfrutes.

Como puede atestiguar cualquiera que haya contratado a oradores para eventos, el sector de las conferencias puede ser un espacio muy confuso para el que no lo conoce. Los que estamos dentro estamos acostumbrados, pero si solo entras en este mundo unas pocas veces al año, entender cómo funcionan las cosas puede ser una perspectiva desalentadora.

Como alguien que ha estado involucrado en reunir el talento y el público durante toda mi carrera, pensé en ofrecer algunas ideas esenciales que serían útiles para los planificadores de eventos corporativos, tanto los novatos como los veteranos.

Pero primero, un descargo de responsabilidad: después de haber pasado 42 años en el mundo de los agentes, 27 de ellos con Washington Speakers Bureau, ya no ocupo ese puesto. Ni que decir tiene que en ese tiempo he acumulado bastante experiencia al ver los cambios que ha experimentado el sector. Mi nueva función es la de gestor de nueve conferenciantes que se dirigen al público empresarial. Mi empresa trabaja con toda la gama de recursos que describo aquí: agencias, intermediarios y otras empresas de recursos de planificación de eventos que sirven a los compradores de oradores. No tengo nada que ganar aquí; la única intención es arrojar algo de luz sobre lo que los planificadores de eventos corporativos me han dicho que era confuso sobre la industria de los oradores durante mis antiguos días como agente.

RECURSOS PARA ORADORES

EMPEZAR POR EL PRINCIPIO: ¿QUÉ ES UN GABINETE DE CONFERENCIANTES?

Empecemos por lo básico. La mayoría de los planificadores de eventos contratan a sus mejores oradores externos a través de una agencia o agente. Fundamentalmente, esa entidad se encarga de documentar los detalles con un contrato y de asegurarse de que el orador tiene lo que necesita (en cuanto a requisitos técnicos, información de fondo, etc.) para hacer un buen trabajo en el evento. En el caso de los oradores de mayor renombre, las responsabilidades son más complejas. Los honorarios de la agencia o el intermediario están incluidos en los honorarios del orador.

Algunas agencias sólo se ocupan de los oradores que representan en exclusiva. Otros trabajan con oradores en régimen de no exclusividad. También hay oficinas que son híbridas: trabajan con oradores exclusivos y no exclusivos.

¿ES UNA OPCIÓN MEJOR QUE LAS OTRAS?

Bueno, cuando se trabaja con el representante exclusivo, se trabaja con personas que posiblemente conocen al orador mejor que nadie. Eso es una ventaja. El abogado del diablo diría que la contrapartida es la posible falta de opciones, que las agencias exclusivas no pueden satisfacer plenamente las necesidades de los organizadores de eventos.

Las agencias que representan a todos los oradores no exclusivos o a un modelo híbrido de oradores exclusivos y no exclusivos se presentan como que ofrecen más opciones. Y en el caso de las operaciones no exclusivas, sugieren que son más objetivas en cuanto a sus recomendaciones, lo que implica que tienen en cuenta sobre todo las necesidades del comprador de oradores y no tienen que preocuparse de recomendar primero los exclusivos para mantenerlos ocupados.

¿ES MEJOR QUE INTENTE ENCONTRAR ALTAVOCES POR MI CUENTA?

Ciertamente, es posible dedicar tiempo a investigar a los ponentes no exclusivos y contratarlos directamente por tu cuenta. Pero la mayoría de la gente está demasiado ocupada para eso. Y la gente quiere el seguro y la seguridad de tener una organización que le cubra las espaldas. En caso de que ocurra algo con el viaje, la enfermedad del orador, etc. - es reconfortante tener a un profesional listo para entrar en acción en su nombre. En casi todos los casos, no le costará más.

Así que, como puedes ver, esta decisión es realmente una cuestión de elección.

¿QUÉ OTROS RECURSOS PARA ORADORES EXISTEN?

Las empresas de relaciones públicas, las agencias de publicidad, las empresas de planificación de eventos, las empresas de producción de eventos y otras también pueden actuar como recursos para los oradores, aunque la mayoría de las veces se abastecerán de oradores de las oficinas, agencias y corredores. Estos grupos pueden ser compensados por sus servicios de diversas maneras, que describo a continuación.

ENTENDER LA EXCLUSIVIDAD

¿QUÉ SIGNIFICA LA EXCLUSIVIDAD?

Muchos conferenciantes se asocian a una única agencia de representación porque les facilita la vida. Esa agencia se convierte en el conducto para toda la actividad de los oradores. Por lo general (pero no siempre), la agencia exclusiva es también la única que puede anunciar al orador y tenerlo en su sitio web.

¿SÓLO SE PUEDE CONTRATAR A UN ORADOR EXCLUSIVO A TRAVÉS DE SU AGENCIA EXCLUSIVA?

Aunque la agencia exclusiva puede ser la única con permiso para promocionar al orador exclusivo, la mayoría de las veces trabajará en colaboración con empresas de producción de eventos, empresas de relaciones públicas, agencias de publicidad, etc. para satisfacer las necesidades de oradores de sus clientes de planificación de eventos. En muchos casos (pero no en todos), las agencias con oradores exclusivos también cooperan con otras agencias y corredores para reservar eventos; una acción que se denomina co-brokering.

¿CÓMO FUNCIONA ESO, FINANCIERAMENTE?

Cuando un buró exclusivo coordina su orador exclusivo con otro buró o corredor, a veces la comisión se divide, lo que no supone un coste adicional para la organización patrocinadora. En algunos casos, la agencia exclusiva no reparte la comisión y la agencia/corredor que la coordina debe añadir una tarifa adicional para cubrir sus esfuerzos de coordinación.

La situación financiera varía cuando otros recursos de terceros trabajan con la oficina de oradores exclusiva. La forma en que se compensa a estos grupos por sus servicios puede variar: pueden hacerlo como parte de su ámbito de servicios en el marco de su contrato general para el evento; pueden recibir una parte de la comisión de la oficina, o pueden añadir una tarifa de coordinación además de la tarifa del orador. Por lo general, estos recursos son transparentes en cuanto a los medios de compensación.

PONENTES NO EXCLUSIVOS

¿POR QUÉ ALGUNOS ORADORES APARECEN EN MÁS DE UN SITIO WEB? 

Hay todo un mundo de conferenciantes que no tienen exclusividad con ninguna agencia. En aras de un término mejor, son autónomos y trabajan con muchas agencias, intermediarios y otros recursos. Algunos de estos conferenciantes tienen unos honorarios brutos fijos y pagan una comisión a la entidad contratante. Algunas entidades que trabajan con clientes con una tarifa plana de consultoría no aceptan la comisión. Otros conferenciantes trabajan con una tarifa neta, lo que significa que la entidad de contratación añadirá su tarifa de servicio a la coordinación de todos los detalles.

¿LAS TARIFAS SERÁN LAS MISMAS PARA LOS PONENTES QUE APAREZCAN EN MÁS DE UN SITIO WEB?

La mayoría de las veces, pero no el 100%. Muchos conferenciantes que no tienen exclusividad dictan cuál va a ser la tarifa para que sea consistente en todas las agencias y fuentes. Pero hay algunos ponentes que trabajan con honorarios netos, y para ellos, la agencia añadiría sus honorarios de coordinación además de eso.

Los intermediarios que no manejan ninguna exclusiva se presentan como imparciales y totalmente centrados en el cliente. Dicen que no tienen ninguna agenda para mantener ocupado a tal o cual conferenciante, sino que actúan exclusivamente en función de lo que es mejor para el evento.

Algunos SÓLO manejan altavoces exclusivos

Algunos sólo exclusivos Y no exclusivos

Aunque las agencias con muchas exclusivas tienen ciertamente la obligación de mantener ocupados a sus clientes oradores, no se puede obviar el hecho de que la única forma de hacer negocio es asegurarse de que se atienden los mejores intereses del cliente. Por eso, aunque recomienden sus exclusivas en primer lugar, no se centran exclusivamente en ellas (sin ánimo de broma).

¿QUÉ SON LOS GESTORES DE ALTAVOCES?

Los gestores de conferenciantes, como mi empresa D'Amelio Network, suelen encargarse de un número mucho menor de conferenciantes que las agencias y los intermediarios: puede ser de uno a veinte. El objetivo de un gestor es ser un defensor del talento que gestiona. En ese sentido, son como una agencia exclusiva. El trabajo del manager es conocer a fondo al orador y promocionarlo lo más ampliamente posible en el mercado. En la mayoría de los casos, el manager trabaja estrechamente y se asocia con agencias, intermediarios y otros recursos para llevar a los oradores que gestiona a la mayor audiencia posible. Los conferenciantes gestionados también suelen aparecer en los sitios web de muchas agencias y corredores diferentes. Los gestores trabajan para mantener la integridad de los honorarios, por lo que los honorarios de los ponentes gestionados serán casi con toda seguridad (aunque no al 100%) uniformes, independientemente de dónde se vaya.

¿QUÉ RECURSO PARA EL ALTAVOZ ES EL MEJOR PARA MÍ?

Esa es la pregunta más fácil de responder. Al igual que al tomar cualquier otra decisión de compra en la vida, trabaje con el recurso en el que más confíe, con el que se sienta más cómodo. Verá que la experiencia puede variar de un recurso a otro; en última instancia, querrá trabajar con alguien que le entienda a usted, a su público, sus objetivos para la reunión, etc. Encontrar a alguien con esas cualidades es un socio inestimable para el éxito de su evento.